Зазвичай підписують датою виставлення УПД. За загальним правилом первинний документ потрібно складати безпосередньо в момент здійснення господарської операції або відразу після неї (п. 3 ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).
УПД складається в останній момент скоєння факту господарського життя (відвантаження товару, передачі, послуг, майнових прав). Цілком може бути «ідеальний варіант», коли дата складання документа, дати відвантаження та приймання товарів збігаються, тоді відповідно збігаються і показники рядків 1, 11 та 16.
З боку постачальника у будь-якому УПД обов'язково має бути щонайменше два підписи: У рядку 10 — підпис особи, уповноваженої на передачу товарів, робіт чи послуг. Наприклад, водія, який відвіз вантаж покупцю, чи сантехніка, який замінив змішувач.
Після ознайомлення з документом, якщо у документі все зазначено коректно, його необхідно підписати. Учасник протягом 8 робітників днів з дати отримання УПД та акта звірки зобов'язаний підписати їх та відправити Оператору-ЦРПТ.