Він потрібний для того, щоб встановити, які документи відносяться до документів тимчасового зберігання (до 10 років включно), за особовим складом, а які необхідно зберігати постійно, тобто безстроково.
Архіви використовуються для об'єднання безлічі будь-яких файлів в єдиний файл-контейнер з метою зручності зберігання та перенесення інформації або просто стиснути дані. Для створення архівів та роботи з ними використовуються програми-архіватори.
Список документів особистого походження, підлягають постійному зберіганню в архіві
- Особисті документи біографічного характеру: автобіографія, спогади, копії документів про трудову діяльність, документи про нагородження та заохочення;
- Документи громадську діяльність;
- Документи про творчу діяльність;
Документи тимчасового терміну зберігання (до 10 років) архів не передаються та зберігаються у структурних підрозділах, у яких вони були створені. Перед передачею документів в архів або їх знищенням слід провести експертизу цінності документів.