Особиста справа – це сукупність документів, у яких відображено відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди та заохочення.
Особиста справа повинно бути оформлено так: на титульному листі особистого справи пишеться ПІБ співробітника і дата початку особистого справи; якщо особисті справи знаходяться у файлах у спільній папці, то розташовувати їх зручніше за абеткою, щоб полегшити подальшу роботу; кількістю сторінок у особистій справі не повинно бути більше ніж 250.
У особиста справа учня заносяться загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за класами та записи про нагороди (Похвальний лист, Похвальна грамота, золота, срібна медаль).
склад особистої справи:
- внутрішній опис усіх документів справи;
- особистий листок щодо обліку кадрів;
- анкета;
- доповнення до особистого листка щодо обліку кадрів;
- автобіографія співробітника;
- складена заява про прийняття на посаду;
- посадова інструкція працівника;