Документи, що передаються до архіву, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватись — тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких минув термін зберігання, підлягають знищенню.
Термін зберігання документів організацій 50 календарних років має зберігатися документ, оформлений після 2003 року, 75 років – оформлений до 2003 року. Термін зберігання з позначкою «ЕПК» означає, що після його закінчення документ може бути відібраний на постійне зберігання.
Що стосується документів постійного зберігання?
- накази щодо основної діяльності;
- акти про знищення справ та втрату документів;
- номенклатура справ;
- штатні розклади;
- журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
- описи справ постійного зберігання та за особовим складом;
- цільові програми інформатизації;
21 Закону №125-ФЗ). Відповідно до п. 2.3 Правил у архіві організації повинні зберігатися документи Архівного фонду РФ (ст. 5 Закону № 125-ФЗ), документи за особовим складом та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання. Зазначена частина документального фонду складає архівний фонд організації.