Власне архівних документів у сформованій справі має бути 250 аркушів мінус кількість аркушів внутрішнього опису, Оскільки вони повинні нумеруватися окремо (п. 4.22 Правил).

Раніше будь-який грамотний діловод відповів би без запинки – «не більше 250 аркушів (товщина справи – не більше 4 см)». Для паперових документів така вимога зрозуміла.

З метою забезпечення безпеки та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, все листи цієї справи (крім листа-завірювача та внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті листа простим олівцем чи нумератором.

Повне оформлення на зберігання кожного тому справи відбувається у такому порядку:

  1. нумерація листів справи;
  2. складання внутрішнього опису справи;
  3. оформлення листа-завірювача справи;
  4. підшивка або палітурка документів справи;
  5. оформлення обкладинки (титульного листа).