Опис справ постійного зберігання – систематизований перелік довідкового характеру, що складається із заголовків справ. Він служить для розкриття складу та змісту справ, а також уможливлює їх оперативний облік та систематизацію.
Архівний опис (далі – опис) – це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції та призначений для їх обліку та розкриття змісту.
Опису справ структурних підрозділів складаються за встановленою формою (додаток № 23,24) у двох примірниках та подаються до архіву організації не пізніше ніж через один рік після завершення справ у діловодстві.