Документи, що передаються в архів, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватися – тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких минув термін зберігання, підлягають знищенню.
Є кілька видів документів, що відрізняються в залежності від термін зберігання: документи тимчасового термін зберігання до 10 років, понад 10 років; документи довгострокового термін зберігання понад 10 років; документи, термін зберігання яких «постійно».
Що стосується документів постійного зберігання?
- накази щодо основної діяльності;
- акти про знищення справ та втрату документів;
- номенклатура справ;
- штатні розклади;
- журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
- описи справ постійного зберігання та за особовим складом;
- цільові програми інформатизації;