Номенклатура справ призначена для угруповання виконаних документів у справи, систематизації та обліку справвизначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. 9.
Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Деякі документи не мають конкретних термінів зберігання, а зберігають їх «до мінування потреби» (наприклад, документи вищестоящих організацій, надіслані до відома) чи «до заміни новими» (положення, інструкції).
Вихідна документація, як і вхідна, зберігається в організації у випадку 5 років. Для окремих документів або листів цей термін можна збільшити. Важливі ділові листи можна зберігати 10 та більше років.
Відповідно до Федерального Закону №125 «Про архівну справу», номенклатура справ організації повинна оновлюватися мінімум 1 раз на 5 років, або за істотної зміни структури організації.