Пояснювальна завжди пишеться на чистому, рівному аркуші формату А4, здебільшого від руки. Оскільки це офіційний документ, то й мова викладу – ділова. Сенс написаного має бути зрозумілим для вчителя; писати необхідно суворо у справі, без зайвих слів.