Реєстрація договорів, що укладаються організацією, проводиться у спеціальному журналі. Затвердженої форми такого журналу немає, тут компанія вирішує самостійно, які ідентифікуючі ознаки документа слід заносити до журналу реєстрації договорів в організації для власної зручності.
Як правило, в журналі реєстрації вхідних документів необхідно заповнити такі поля:
- порядковий номер запису;
- присвоєний реєстраційний вхідний номер документа;
- дата реєстрації;
- вихідний номер документа,
- привласнений відправником;
- відправник;
- заготівель та короткий зміст документа;
Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання та використання у довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій та від фізичних осіб, а також створювані – внутрішні та надіслані. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
Проте будь-який договір обов'язково розглядають головний бухгалтер, фінансовий директор (фінансовий аспект) та юрист (правова експертиза). Якщо в компанії є служба безпеки, до її завдань входить перевірка репутації контрагента.