Записи до книги можна вносити вручну або заповнювати її на комп'ютері та роздруковувати за підсумками кожного кварталу. Наприкінці року книгу потрібно прошити та пронумерувати, на останньому аркуші вказати кількість сторінок, поставити підпис та друк за її наявності. Запевняти книгу у податковій не потрібно.
Порядок заповнення Книги обліку доходів та витрат кожен запис повинен підтверджуватись первинним обліковим документом (накладна, чек, платіжне доручення та ін.); господарські операції потрібно відображати в книзі позиційним способом, тобто кожну операцію записувати окремим рядком; книга ведеться у повних рублях.
Книга обліку доходів та витрат — це особливий реєстр, куди платники податків, які застосовують спрощену систему оподаткування (УСН), заносять господарські операції для подальшого розрахунку податкової бази з податку на УСН.
Книгу обліку доходів та витрат повинні вести всі організації та індивідуальні підприємці (ІП) на спрощеній системі оподаткування (УСН), а також ІП на загальній системі оподаткування (ОСН) або застосовують Єдиний сільськогосподарський податок (ЕСГН).