Формула для розрахунку середньооблікової чисельності за місяць виглядає так: сумарну кількість працівників за кожен календарний день місяця поділити на кількість календарних днів місяця.
Середньооблікова чисельність працівників за місяць обчислюється шляхом підсумовування облікової чисельності працівників за кожен календарний день місяця, тобто з 1 по 30 або 31 число (для лютого – по 28 або 29 число), включаючи святкові (неробочі) та вихідні дні, та поділу одержаної суми на число календарних днів місяця.
Явочну чисельність можна привести до спискову і навпаки. Обліковий і явочний склад працівників можна визначити за формулою: Чсп = Чя х Ксп, Ксп – коефіцієнт облікової чисельності визначається, як співвідношення робітника часу організації до робочого часу окремого працівника за виробничим календарем.
Деякі працівники облікової чисельності не враховуються при розрахунку середньооблікової, у тому числі особи у декреті та відпустках для догляду за дитиною (крім працюючих неповний день) та працівники у відпустці без збереження зарплати, отриманої для вступу до освітньої організації або для навчання (п. 79 Вказівок).