– у справу не повинні поміщатися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри (копії), чернетки (за винятком особливо цінних)); – за обсягом справа має перевищувати 200 листів, при товщині трохи більше 4 див (товщина справ із термінами зберігання до 10 років має перевищувати 10 див).
У справа містяться документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати в справи чернові та дублетні екземпляри документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню.
на обкладинці справи зазначаються реквізити: найменування організації (фондоутворювача); найменування структурного підрозділу; Заголовок справи; дата справи (Томи, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.
Документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи у тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивки (переплетення) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.