Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а в архіві організації використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.Feb 6, 2002
Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Деякі документи не мають конкретних термінів зберігання, а зберігають їх «до мінування потреби» (наприклад, документи вищестоящих організацій, надіслані до відома) чи «до заміни новими» (положення, інструкції).
Таблиця: "Терміни зберігання документів організацій"
| Вид документу | Термін зберігання |
|---|---|
| Касові документи, бухгалтерські документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська (фінансова) звітність | Не менше 5 років |
| Текст для справи (зшиву) з касовими документами (код за ОКУД 0402433) | Не менше 5 років |
Для бухгалтерських документів термін закріплено законом «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Скільки зберігати документи щодо особового складу, вказує закон «Про архівну справу» від 22.10.2004 № 125-ФЗ. Звід термінів зберігання також можна знайти у наказі Росархіву Росії від 20.12.2019 № 236.